Organizações e pessoas, todos em um único local

Para se alinhar completamente com a estratégia de negócio da sua empresa, o SWdocs mantém de forma rápida e eficaz os dados de holding, empresas, grupos, departamentos, setores, e outros que você desejar.

Clientes e fornecedores, e seus contatos, também podem ser gerenciados pelo SWdocs para facilitar a comunicação entre sua empresa e os terceiros.

Além disso, usuários, grupos, profissões, terceiros, prestadores de serviço, administratores de sistema e administradores de bibliotecas e de processos são exemplos de estrutura possível de ser criada no SWdocs.

E todos estes cadastros podem ser importados dos seus dados já existentes.

Negócios trazem resultados e fazem a diferença

Além dos dados de organizações, os dados de negócio tais como centros de custo, contratos, obras, projetos, entre outros, também se relacionam com os documentos que serão gerenciados.

Bibliotecas para uso imediato

O uso mais simples e imediato do SWdocs se faz através da criação de bibliotecas. Uma biblioteca é uma estrutura que permite armazenar documentos em uma estrutura de pastas, exatamente igual ao que as pessoas da sua empresa já estão acostumadas a usar. Cada organização, negócio ou pessoa pode ter uma ou mais bibliotecas, e cada responsável pode atribuir diferentes acessos aos dados, de forma rápida e inteligente. Imagine cada novo projeto da sua empresa armazenando dados em sua biblioteca específica, sem atrapalhar o conteúdo dos outros projetos.

Processos

Além das bibliotecas, processos podem ser configurados para facilitar ainda mais o dia a dia do seu pessoal. Um processo é como se fosse uma caixa em que documentos criados, recebidos e anexados são armazenados, e estes documentos tramitam pelos setores da sua empresa, recebendo novos documentos, sendo revisados, aprovados e enviados para clientes e fornecedores. O SWdocs tem uma ferramenta muito poderosa, porém fácil de usar, para criar os processos da sua empresa. E os processos podem ainda ser agrupados por macro-processos, para facilitar ainda mais a organização.

Mais detalhes ainda

Além disso, uma série de detalhes podem ser configurados de modo imediato no SWdocs como territórios, itens, tipos de documentos, formatos de documentos, entre outros.

Workflows em documento, o jeito mais rápido

O SWdocs utiliza máquinas de estados para definir workflows. É um mecanismo ágil, eficiente e fácil para que mais pessoas possam criar, e principalmente os usuários possam entender o que está acontecendo em seu documentos sem necessidade de aprender uma simbologia complexa. Um workflow define quais estados um documento pode estar, e para trocar de estado, precisam respeitar uma sequência de solicitações, tudo na ordem certa. Basta configurar uma única vez um workflow pelo SWdocs e os documentos começam a tramitar de forma automática pela empresa, com envio de e-mails para alertar quais tarefas qual usuário tem que executar.

Formulários agilizam a criação de documentos

O SWdocs possui uma ferramenta excelente para criar documentos de forma automática. Basta definir formulários, que ao serem usados, automaticamente se transformam em documentos do Word, Excel, Powerpoint ou PDF.

Já existe um conjunto de formulários prontos, mas novos podem ser personalizados, criados por você ou encomendados de terceiros.

Permissões para garantir a privacidade dos documentos

Após configurar todos os elementos da empresa, as permissões podem ser cadastradas rapidamente, tanto pelo administrador do sistema, quanto pelos administradores restritos das bibliotecas e dos processos. O administrador do sistema apenas define quem são os administradores de cada biblioteca e de cada modelo de processo, e a partir daí são estas pessoas que atualizam as permissões de acesso às suas bibliotecas.