Revisões e Histórico

Todas as modificações feitas nos documentos são guardadas no SWdocs. Não existirá mais aquela situação de você perder seu documento importante porque alguém inadvertidamente escreveu sobre seu arquivo, ou pior, apagou sem querer seu arquivo. Basta acessar a lista de revisões de seu documento e resgatá-lo. Fácil assim.

Ao criar um novo documento e revisão, dados como prazo, custo e esforço podem ser cadastrados e consolidados por projeto.

No SWdocs todas as operações de escrita, leitura, remessas, e outras operações são guardadas em um histórico, permitindo rastreabilidade de todas as ações ocorridas no documento e suas revisões.

Comentários

Adicionar comentário em um documento permite que informações que são importantes para o documento em determinado momento não se percam, aumentando qualidade e rastreabilidade de documentos.

Documentos gerenciados manualmente

Cada documento tem seu estado. Algumas alterações de estado o próprio usuário pode fazer, enquanto outras somente são permitidas por solicitação. Solicite revisão, aprovação, publicação para as pessoas de seu grupo. Os estados e solicitações são totalmente configuráveis no SWdocs, para que tudo ocorra do seu jeito de trabalhar. E além disso, tudo é armazenado em histórico.

Documentos gerenciados por workflow

Um documento pode ter um workflow completo associado a ele, e todas as alterações de estado ocorrem somente seguindo este workflow, ou seja, ao solicitar uma ação, o próprio SWdocs sabe para quem enviar o pedido de aprovação. Novamente, tudo armazenado em histórico, com rastreamento garantido.

Acesso web de qualquer dispositivo

É possível accessar o SWdocs de qualquer computador, seja ele Windows, Mac, Linux, ou outros, através de uma interface web super rápida. Além disso, celulares e tablets também podem acessar o SWdocs sem nenhum problema. Tudo isso através de uma interface segura acessível apenas com login e senha.

Inserir documentos nunca foi tão fácil

A interface web do SWdocs é muito intuitiva, lembrando o Windows Explorer, de forma que os colaboradores da empresa não terão dificuldade em usar o sistema para gerenciar seus documentos. E ainda o modo de arrastar e colar agiliza a inserção de documentos, pois basta puxar o documento da sua área de trabalho para o navegador que o upload do documento é imediato.

Para manter sincronizado seus documentos do SWdocs com seus documentos armazenados localmente em seu computador existe o agente automático para sincronização de arquivos. Basta instalar em seu computador que os documentos são sincronizados automaticamente. E para upload em lote dos seus documentos existentes, ainda existe o software acessório para upload, que com poucos cliques inicia a tarefa não assistida de colocar todos seus arquivos nas bibliotecas desejadas.

Servidor centralizado

O SWdocs mantém seus dados em um servidor próprio, que pode ser na nuvem ou dentro da sua empresa. Todos os documentos, formulários, e todas as informações relacionadas são guardadas neste repositório único e escalável.

Identificador único de documentos

O sistema de qualidade exige que cada documento seja identificado de forma unequívoca. Pensando nisso, o SWdocs possui um sistema de identificação automática e configurável para garantir que cada documento tenha um identificador próprio. Se você quiser, pode usar seu identificador manualmente, e o SWdocs garante que ele seja único entre todos os outros milhares de documentos.

Busca

Encontrar documentos é tão importante quanto criá-los. Para buscar documentos, o SWdocs possui uma ferramenta que encontra documentos, processos, formulários e comentários buscando por títulos, conteúdo, palavras-chaves e nomes originais de arquivos. Tão fácil quanto fazer uma busca no Google.

Permissões de acesso

No SWdocs cada biblioteca tem permissões de leitura, escrita, edição, remoção e administração. Além disso, existem permissões por estado de documentos. Isto amplia enormemente as possibilidades de acesso. Por exemplo, determinados usuários somente podem acessar documentos em uma biblioteca que estão no estado Aprovado, enquanto outros podem ver todos os documentos não aprovados.

Cópias de segurança

O SWdocs é executado em servidores de alta capacidade e disponibilidade, com redundância geográfica de discos. Além disso, backups são executados periodicamente, com todas as revisões feitas em todos os documentos. A possibilidade de perda total de seus dados é virtualmente zero.