Detalhes técnicos para quem é expert no assunto.

Tudo o que o SWdocs faz.

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Estrutura Organizacional

Todo o sistema SWdocs utiliza como apoio a estrutura organizacional do cliente. As seguintes funções estão presentes na solução:

• Cadastro de usuários internos: com login e senha para acesso, dados pessoais e e-mail para comunicação, terá acesso apenas às informações e funcionalidades que possui permissão;
• Cadastro de usuários externos: com login e senha para acesso, dados pessoais e e-mail para comunicação, terá acesso apenas ao módulo de remessas, onde os usuários externos disponibilizam documentos para serem compartilhados com a empresa, podendo os documentos serem aceitos ou rejeitados;
• Cadastro de grupos de usuários: para acesso em grupo às funcionalidades do sistema, facilitando as configurações;
• Parâmetros auxiliares e customizáveis para auxiliar no cadastramento de estruturas: profissões, tipos de negócios, tipos de organizações, tipos de itens e tipos de relacionamento;
• Cadastro da estrutura multinível das organizações: pode ser criada toda a estrutura de holding, empresas, filiais, departamentos e setores, com possibilidade de se criar inclusive  novos tipos de organizações e vincular seu responsável e participantes;
• Cadastro de estrutura multinível dos negócios: pode ser criada toda a estrutura de negócios das organizações, como por exemplo centro de lucros, projetos, contratos, obras, com possibilidade de se criar inclusive novos tipos de negócios e vincular seu responsável e participantes;
• Cadastro de fornecedores e cadastro de clientes: pode ser armazenada todas as informações referentes a eles e também de seus contatos, facilitando o acesso às informações e agilizando no envio de um documento por e-mail;
• Cadastro de Itens e cadastro de Territórios: podem ser utilizados na criação de um formulário;

Documentos

Um documento é o item fundamental do SWdocs e as seguintes funções são disponibilizadas:

• Geração automática de identificador único de documentos, baseada em regras parametrizáveis, com inclusão opcional de prefixos de organizações e negócios;
• Cadastro dos tipos e formatos de documentos na área administrativa;
• No cadastro de documentos é possível especificar várias informações: quem será o responsável por desenvolver este documento ou quem foi o autor, tipo do documento (é possível cadastrar os tipos), deve ser escolhido um fluxo de trabalho (cadastrado pelos usuários administradores) que o documento irá seguir, é possível selecionar a origem deste documento (possível cadastrar as origens) e pode ser selecionada a data de validade do documento;
• Podem ser estipuladas metas para auxiliar na gestão do documento: esforço (horas que serão gastas no desenvolvimento do documento), custo (valor que será gasto até o término do documento) e data prevista de término.
• O documento pode ser restringido apenas para leitura, pode ser bloqueado para envio e pode tornar-se oculto;
• Agilidade ao adicionar um documento a partir do gerenciador local de arquivos por drag’n’drop;
• Armazenamento e controle de todas as revisões do documento, sendo possível reverter o documento para uma das revisões anteriores;
• Controle de acesso com permissões exclusivas para criação, revisão, leitura e apagamento de documentos;
• Classificação de documentos por tipo de arquivo, por tipo de documento, por organização, por negócio, por proprietário e por palavras-chave;
• Envio automático de documento por e-mail, com controle de leitura pelo destinatário;
• Controle e log de todas as operações de criação, revisão e publicação, para fins de auditoria;
• Controle de comentários públicos e privados no documento;
• Estampa automática de QR-code de aprovações e revisões nos documentos pdf, baseada nas regras do workflow. Outros tipos de estampa podem ser configurados;
• Apresentação de gráfico de andamento de workflow em cada documento gerenciado;
• Lista de documentos favoritos;
• Arquivo morto para documentos antigos;
• Lixeira para documentos apagados poderem ser recuperados;
• Conversão de documentos do Word, Excel, Powerpoint, Visio e Project para formato PDF;
• Download de vários arquivos selecionados compactados em ZIP;
• Acesso as informações das assinaturas digitais e do certificado digital dos assinantes de um documento;
• Criação automática de documento a partir de preenchimento de formulários;

Bibliotecas

Uma biblioteca é um local para armazenamento de documentos e é associado a uma pessoa, uma organização ou a um negócio. O SWdocs oferece as seguintes funções:

• Armazenamento de documentos e todas as revisões;
• Agrupamento de documentos em pastas, com possibilidade de configuração de número máximo de níveis;
•  Possibilidade de mover documentos e pastas de local, de acordo com permissões definidas;
• Criação de arquivo zip com um conjunto de arquivos e pastas;
• Visualização dos documentos no formato miniaturas e lista;
• Apresentação de rótulos para fácil visualização do estado em qual se encontra cada documento;
• Visualização das últimas atividades ocorridas na biblioteca;
• As alterações de permissão da biblioteca podem ser feitas diretamente através da biblioteca pelo seu administrador;
• Diferenciação na listagem de documentos que possuem assinatura digital;

Macro-Processos

Um macro processo agrega um conjunto de ações e conhecimentos de uma empresa. O macro processo Comercial, por exemplo, agrega todos os documentos, processos, procedimentos e documentos pertinentes às atividades comerciais da empresa. O SWdocs possui:

•  Cadastro dos macro-processos;
• Associação dos macro-processos às bibiliotecas, documentos e documentações;

Documentações

Uma documentação é um conjunto de documentos que será preenchido pelos usuários de acordo com o fluxo de trabalho (workflow) pré-determinado. Este conjunto de documentos tem as seguintes funções:

• Controle de fases de documentação;
• Cadastro de documentos pertencente a cada fase da documentação;
• Determinação de quais documentos podem ser criados, revisados ou publicados, e em quais fases;
• Definição de modelos de documentos prontos associados a cada documento de uma documentação;
• Controle do total de anexos permitidos dentro de uma documentação;
• Envio de documentos e anexos por e-mail, com confirmação de recebimento;
• Mecanismo avançado para determinação automática de quem é responsável pelo preenchimento de cada documento;
• Mecanismo de atribuição de preenchimento de documentos para outras pessoas;
• Controle de comentários públicos e privados no documento;
• Arquivamento de documentação e controle da lixeira de documentações;

Workflows

Um fluxo de trabalho define como uma documentação tramita desde o estado inicial até a conclusão da tarefa. O  SWdocs possui as seguintes funções para permitir que praticamente todas as situações apresentadas pelo cliente sejam atendidas:

• Configuração do workflow através da própria interface gráfica;
• Configuração do workflow através de máquina de estados, que permite criar workflows muito complexos, mas sem a necessidade de profundo conhecimento sobre linguagens de processos;
• Geração automática do gráfico do workflow;
• Mecanismo para criação de variadas transições da documentação, como por exemplo “Aprovar”, “Rejeitar”, “Revisar”, “Cancelar”, etc. Não há limites para a criação das transições;
• Mecanismo avançado para determinação das condições em que as transições podem ser acionadas;
• Mecanismo avançado para determinação automática de quem é responsável pelas transições;
• Criação de workflow com estados ad-hoc, ou seja, não existem transições até que um usuário solicite a alteração de estado de um documento, tornando assim dinâmico o avanço das etapas;

Processos

Um processo é uma documentação criada sendo executada sobre um workflow. Em linguajar mais técnico, documentação e workflow são apenas definições, e as instâncias criadas sobre estas definições são processos. O SWdocs possui as seguintes funções relacionadas a processos:

• Acompanhamento das tramitações de um processo de forma gráfica;
• Acompanhamento ágil dos processos abertos, dos documentos a preencher e das ações a tomar;
• Indicadores gerenciais para acompanhamento global dos andamentos dos processos;

Formulários

Um formulário é uma tela especialmente criada para o usuário digitar dados e que armazena estes dados para edição posterior ou renderiza os dados em documentos do Office. O SWdocs possui as seguintes funcionalidades:

• Criação de formulários em qualquer biblioteca ou pasta, respeitando as permissões;
• Utilização de formulários nos processos, evitando upload de documentos;
• Renderização de dados do formulários em documentos do Office;
• Criação facilitada de formulários na própria interface do SWdocs, e possibilidade de criação de formulários extremamente complexos (com abas e grids por exemplo) através de ferramenta externa;
• Armazenamento dos dados preenchidos no formulário em campos da base de dados, permitindo pesquisas SQL destes dados;

Remessa de Entrada

Uma Remessa de entrada é uma forma dos fornecedores e clientes enviarem documentos para a empresa utiilizando o SWdocs:

• Gerenciamento dos usuários externos;
• Acesso restrito do usuário externo à área específica do SWdocs para remessas;
• Envio de documentos e atualização de documentos enviados;
• Mecanismo de aceitação ou rejeição dos documentos enviados;

Comunicação

O SWdocs possui um sistema de comunicação por email com as seguintes funções:

• Envio de documentos para os usuários internos ou para o público externo, com prazo de validade e recibo de leitura;
• Envio de documentos e anexos de uma documentação, com prazo de validade e recibo de leitura;
• Envio automático de notificações relacionadas a documentos que devem ser preenchidos;
• Envio automático de notificações relacionadas a ações que devem ser tomadas;
• Possibilidade de personalização do conteúdo dos e-mails disponíveis para envio automático;

Agente

O SWdocs possui um Agente de sincronização automática com Windows Explorer, mantendo a hierarquia de pastas e seus documentos atualizados no sistema web e também localmente no computador, sendo possível selecionar os usuários que terão o Agente ativo;